Wie man den Briefkopf für Geschäftsbriefe am besten gestaltet

Ein Geschäftsbrief sollte immer genormten Mustern folgen, um das Anliegen dem jeweiligen Geschäftspartner seriös rüber zu bringen. Die Formulierungen im Briefpapier sollten bestimmt, aber höflich sein.

Briefkopf und Text

Der Briefkopf ist hier folgendermaßen zu gestalten:
Drei bis vier Leerzeilen, dann rechtsbündig das Datum. Direkt darunter die Kontaktdaten des Absenders, mit Adresse und allem was dazu gehört. Es folgen sechs weitere Leerzeilen, dann die Empfängeranschrift und nach weiteren fünf Leerzeilen in Fettschrift der Betreff. Die Anredeformel folgt nach weiteren zwei Leerzeilen im Brief.

Der eigentliche Text sollte unter dem Motto stehen: „Fasse Dich kurz“.
Der Empfänger muss leicht erkennen können, um welchen Sachverhalt es sich handelt. Deshalb etwas mehr Mühe in den Text investieren um Missverständnisse zu vermeiden.

Schriftart und Größe müssen gut lesbar sein, aber nicht überdimensioniert. Der Text muss klar strukturiert werden und das Anliegen treffend formuliert.
Das Anliegen soll im ersten Absatz kurz und deutlich beschrieben werden. Den Text bitte nicht mit Fremdwörtern spicken, sondern so einfach wie möglich halten.

Es wird mit Bekanntem begonnen, bevor auf Unbekanntes eingegangen wird. Das wird als „progressive Textdynamik“ bezeichnet und hat den Vorteil, dass neue Sachverhalte mit dem Wissen des Bekannten leichter zu verstehen sind.

Garant des Erfolges ist Höflichkeit

Selbst wenn man vor Wut fast platzt, weil man sich über einen bestimmten Sachverhalt geärgert hat, muss die Kommunikation höflich sachlich geführt werden. Mit einer Bitte erreicht man meist mehr als mit lautstarken Forderungen.
Probleme sollten sachlich analysiert werden, so dass die Behörde oder der Geschäftspartner ebenfalls sachlich auf das Problem reagieren kann.

Der Fuß des Briefes bildet den Abschluss und muss durch eine Leerzeile vom vorangegangenen Haupttext getrenntwerden. Im Fuß des Briefpapieres steht gewöhnlich nur noch eine Grußformel wie:
„Hochachtungsvoll…“, „Mit freundlichen Grüßen…“ - je nach Verhältnis zum Empfänger.

Dann noch die Unterschrift. Es können noch Hinweise auf Anlagen folgen, die dem Brief beiliegen.
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