Sekretariate im virtuellen Zeitalter

Im Unternehmen befindliche Sekretariate gehören der Vergangenheit an. So wäre es zumindest, wenn es nach dem Willen der Anbieter von virtuellen Sekretariaten ginge. Kleinunternehmen haben mittlerweile damit begonnen, deren Dienste in Anspruch zu nehmen, da sich in den jeweiligen Unternehmen ein zu geringer Arbeitsaufwand bietet, als dass sich die Einrichtung eines Sekretariats lohnen würde.

Wie funktioniert das Online-Sekretariat?

Das Ganze läuft so ab, dass die Anrufe an den beauftragten Sekretariatsservice weitergeleitet werden. Einer deren Mitarbeiter nimmt dann die eingehenden Anrufe entgegen. Alle relevanten Daten der Anrufer werden in weiterer Folge festgehalten und, sofern dies dem Wunsch des Gesprächspartners entspricht, direkt an einen Angestellten des betreffenden Unternehmens weitergeleitet. Nach jedem eingehenden Anruf wird eine E-Mail mit den notierten Informationen an das betreffende Unternehmen verschickt. Dass die Anrufer bemerken mit einem virtuellen Sekretariat verbunden worden zu sein, muss nicht befürchtet werden, da es während des Gesprächs nicht heraushörbar ist.

Ein Sekretariat schafft Abwechslung aber …

Durch die Vielzahl an Mitarbeitern bleiben keine Anrufe unbeantwortet. Ist ein Mitarbeiter vorübergehend besetzt, wird das Telefonat unverzüglich an den nächsten freien Mitarbeiter weitergeleitet. Zeitgleich kann sich daraus auch ein Nachteil ergeben. Ruft nämlich dieselbe Person mehrmals am Tag an, können die verschiedenen Stimmen am Telefon durchaus für Verwirrung unter den Anrufern sorgen. Was in diesem Fall abgeht, ist ein gewisses Gefühl der Vertrautheit. Damit verbunden ist auch, dass Sachverhalte immer wieder aufs Neue erklärt werden müssen, was letzten Endes ein schlechtes Licht auf das Unternehmen wirft. Im Weiteren ist das Online-Telefonsekretariat nur in begrenzter Form imstande Anweisungen an das auftraggebende Unternehmen weiterzuleiten.

Pluspunkte des Outsourcing-Sekretariats

Dennoch überwiegt hierbei das Positive. Den Unternehmern ist es damit nämlich möglich, zusätzlich anfallende Arbeiten einzuschränken. Die menschliche Stimme am Telefon sorgt dafür, dass ein freundlicherer Eindruck beim Anrufer entsteht. Dies ist um ein Vielfaches besser, als wenn sich beispielsweise nur der Anrufbeantworter einschaltet. Warteschleifen, die zu einer Bewährungsprobe für die Nerven werden, können so verhindert werden. So legen auch weniger Anrufer den Hörer gefrustet auf. Den Unternehmen verleihen Outsourcing-Sekretariate so ein besonderes Flair. Sie lassen den Eindruck entstehen, dass Unternehmen größer ist, als ursprünglich angenommen.

Telefonsekretariate bieten eine interessante Option, vor allem für alle, die gerade ein Unternehmen neu gegründet haben, aber auch für Kleinunternehmer. In Conclusio haben namhafte Anbieter (eine Übersicht finden Sie hier) um einiges mehr zu anbieten als ein Callcenter. Die Dienste eines Online-Sekretariats können auch in Fällen von Krankheit und Urlaub in Anspruch genommen werden. So muss nicht großartig nach einer Vertretung für diesen Zeitraum gesucht werden. Auf lange Sicht hin kann das Outsourcing-Sekretariat wohl aber nicht bestehen. Dann empfiehlt sich doch die Abkehr davon und die Rückkehr zum eigenen Sekretariat, im Speziellen, wenn es darum geht, die Menge an Terminen in eine Ordnung zu bringen.
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