Angenehme und hochwertige Atmosphäre verbessert die Kommunikation im Büro

Viele Unternehmen stellen fest, dass Mitbewerber eine ähnliche oder die gleiche Informations- und Kommunikationsstruktur verwenden. Und somit auf einer ähnlichen Kostenbasis agieren und einen fast identischen Kundennutzen zur Verfügung stellen. Neben einer möglichst weitgehenden Null-Fehler-Politik und Kulanz gegenüber den Kunden tritt die Frage in den Vordergrund: Wie gestalte ich die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern sowie Verhandlungen und Besprechungen mit Kunden so, dass der Mehrwert für alle erlebbar wird. Dieser Mehrwert verbessert die Arbeitsatmosphäre und Motivation. Und ist in der Tat in den meisten Gebäuden nach überwinden der gedanklichen Schwelle ("Das haben wir ja noch nie gemacht") vergleichsweise einfach möglich. Diese Investition in eine neue Arbeitsumgebung hebt das Unternehmen auf eine neue Stufe. Es sind nur wenige, einprägsame Schritte vom gesichtslosen "Behördenflur" oder dem in irgendeine Ecke gequetschten Besprechungsraum zu einem Ort, der die Mitarbeiter auf neue Ideen bringt.

Nicht tragende Wände sind nicht unumstößlich

Der erste Schritt zu einer Neugestaltung des Konferenzraumes oder Fläche für die Besprechungen ist eine kurze Bestandsaufnahme der Substanz der Büroräume. Die meisten Gewerbeimmobilien werden mit dem Gedanken an eine lange Nutzungsdauer und unterschiedliche Mieter entworfen. Dabei gibt es einige Kerne mit Versorgungsleitungen, tragenden Wänden und möglichst einige nicht tragende Wände zwischen den Büros. Diese sind mit Absicht so konstruiert, dass sie jederzeit verschoben oder entfernt werden können. Damit entsteht mehr Platz für Ideen und man muss nicht mehr mit dem schon vorhandenen Grundriss arbeiten.

Besprechung und Kommunikation sind ein wertvoller Bestandteil der Arbeit

Neben der technischen Restriktion vermeintlich gar nicht möglicher Umbauten oder Grundrissveränderungen ist die innere Blockade in vielen Unternehmen ein wesentlicher Hemmschuh sowohl für Wachstum, als auch Profitabilität. Man muss erkennen, welchen Beitrag interne Kommunikation oder gar Kundengespräche zur Wertschöpfung haben. Ohne ein Kundengespräch, die Visualisierung von Ideen oder auch gemeinsame Initiativen verschiedener Abteilungen werden sich die Leistungen eines Unternehmens nicht auf ein hohes Niveau bringen lassen. Ideal ist eine offene Besprechungskultur, die Ideen akzeptiert und die Bedeutung des geschäftlichen Miteinanders hervorhebt. Die gute Ausstattung von Besprechungsräumen sendet ein eindeutiges Qualitätssignal.

Dialog in guter Atmosphäre und der Kultur des Hinhörens

Bei einer Umgestaltung des Konferenzraumes macht sich schnell bemerkbar, wie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kreativ werden. Auf keinen Fall sollte der Besprechungsraum als die Abstellkammer für alle Möbel dienen, die im Büro schon abgenutzt wurden! Ein freundliches, helles Design ermuntert die Menschen zum Dialog. Die Besprechungskultur kann man durch kleine Gesten ergänzen, die gegenüber Kunden und Mitarbeitern gleichermaßen gut wirken: Ein Stehtisch mit einer Kaffeemaschine, die Kaffee frisch aufbrüht lädt beim Warten auf einen Teilnehmer zu einem Small Talk ein und kann hier schon eine grundlegend bessere Atmosphäre schaffen. Dies gilt umso mehr deshalb, weil nicht alle Kaufentscheidungen oder Projekte rational erklärt werden können und eine gute Atmosphäre schon das eine oder andere Prozent mehr Effizienz bringen kann.

Konkrete Maßnahmen bei der Möblierung und Gestaltung

Bei Besprechungszimmern hat es sich bewährt, ein hochwertiges Ambiente anzustreben. Der Besprechungsraum wird von Kunden, Mitarbeitern und auch Lieferanten frequentiert. Alle drei Gruppen merken sehr schnell, wenn sich jemand engagiert. Und passen sich der Arbeitsmotivation an. Deshalb sollte die Möblierung einen hochwertigen Tisch und Stühle umfassen. Wenn möglich sogar in der Art von Dreiecken oder Vierecken, die bei unterschiedlichen Anforderungen sehr schnell umgestellt werden können. Die Tische sollten ausreichend viel Platz haben, um mitschreiben zu können und auch noch ein paar Unterlagen sortieren zu können. Diese sollten also etwas tiefer sein. Der Stil sollte sich zudem von der normalen Möblierung des Unternehmens abheben. So entsteht eine Zone der Kreativität und der Zusammenarbeit.

Die Besprechungsteilnehmer und insbesondere diejenigen, die schon länger im Beruf tätig sind, werden sofort die positive Energie desjenigen spüren, der mit Engagement an die Arbeit geht. Dies wird sich in mehr Ideen und wahrscheinlich auch mehr Profitabilität widerspiegeln.
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